הגישה
עבורי, הגישה לעבודה צריכה להכיל רצון אמיתי לשפר ולעשות את העבודה על הצד ביותר. המשמעות של זה היא גם הבאת רעיונות, אבל גם שיתוף בדעות- למשל להתייעץ עם מרין על הצורה שבה אני חושבת שיהיה טוב לסדר, או איפה אני חושבת שביטוי יהיה מתאים.
כבוד צריך להיות הדדי, ולכן חשוב לקחת את העבודה ברצינות על מנת להילקח ברצינות- להגיע בזמן, לא "לעגל פינות" בעבודה, וכו'.
עבודה תתבצע על הצד הטוב ביותר כשאנשים פנויים להתרכז בה ולא בבעיות אחרות, ולכן אם יש בעיה- רצון למנוחה או צמא או צורך אחר- חשוב בעיניי לעצור לכמה דקות לדאוג לזה ואז להתפנות שוב לעבודה. באופן כללי מכיוון שיושבים ובוהים לאורך זמן, אני ממליצה לעצור מדי פעם להתמתח ולתת לעיניים לנוח קצת מלהסתכל במסך.
למרות הכללים שכתבתי, העבודה עדיין דינמית ומסתמכת בעיקר על שיקול הדעת של העובד וההגיון שלו. הלמידה הטובה ביותר מתבצעת תוך כדי עשייה, ולכן הצורה הטובה ביותר להשתפר היא פשוט לעבוד ולשאול. צורת החשיבה היא דבר שמתעצב ומשתנה לאורך זמן, לכן לעיתים אני אחזור למחקר שעבדתי עליו בעבר ואעבוד בצורה שונה לחלוטין.
השינויים האלה הם לטובה, ואנחנו כל הזמן מתפתחים ולומדים וההיכרות שלנו עם צרכי הלקוחות משתפרת. חשוב להישאר פתוח ללמוד, לראות איפה אפשר להשתפר, ולכן אני מאמינה שחשוב למשל לראות מה מרין שיפרה בסיווג שעשיתי וללמוד מזה.
שלבי מחקר ביטויי מפתח
שלב 1: למידת הקובץ
בשלב הראשון, גוללים לאורך הקובץ ורואים אם צריך לצמצם רווחים גדולים, אילו קטגוריות גדולות יש (אם יש), אילו ביטויים מופיעים הרבה, מה המקום שבו נמצאת כל קטגוריה, האם ישנם ביטויים מסומנים בכתום שצריך לבדוק להם כפולים- הכרה בסיסית שתחסוך זמן בגלילת העכבר בזמן העבודה ותיתן מושג ראשוני לגבי נושא הקובץ, הלקוחות אליו הוא יועד, ואילו נושאים נוספים יכולים להיות קשורים.
*במידה וישנם ביטויים למטה מסומנים בכתום- עוד לא לסווג אותם. להשאיר אותם במקום ולהודיע למרין שצריך מחיקת כפולים. לפני שמוחקים כפולים צריך לגלול שוב לאורך הקובץו לוודא שעל כל הכותרות ישנם סימני קריאה או פסיק!,
שלב 2: חלוקה לקטגוריות כלליות
בתוך הקובץ ישנן רשימות ארוכות של ביטויים לא מסווגים. בדרך כלל, ביטויים דומים יהיו זה אחר זה, או במקבצים לאורך הרשימה. בשלב השני במחקר ננסה להפריד כמה שיותר גושי ביטויים כאלו מהרשימה הגדולה וניתן להם כותרת כללית. עוד לא נסווג אותם.
למשל- אם ברשימה יש קטע גדול של ביטויים עם המילים "צבע לשיער"- ניקח את כל הקטע הזה, נפתח שורות מעל הרשימה, ונדביק אותם שם תחת הכותרת "צבע לשיער".
גם אם הביטויים הדומים לא בהכרח אחד ליד השני, אבל מבחינים שיש הרבה ביטויים עם המילה"גוונים" למשל, אפשר כבר מראש להכין כותרת של "גוונים" ולהעלות לשם ביטויים מתאימים בכל פעם שנתקלים.
ככל שיהיו יותר כותרות לקטגוריות כלליות, כך יהיה אפשר למצוא מקום בקטגוריה ליותר ביטויים. לצמצם את הרשימה הגדולה מאוד על העבודה בסוף, עם הביטויים שנשארו ולא נמצאה להם קטגוריה מתאימה.
*בכל פעם שגוזרים ומדביקים, חשוב לראות שלא הדבקנו על ביטויים אחרים ו"רמסנו" אותם. לכן חשוב לפתוח מספיק שורות לפני ההדבקה, ואחריה לעשות ctl Z שיבטל את הפעולה האחרונה כדי לראות שלא רמסנו ביטויים אחרים.
*כשגוזרים- חשוב לוודא שגוזרים את הביטוי יחד עם כל הנתונים שלו, ולכן כדאי תמיד לסמן את ששת העמודות.
*אפשר גם לחפש ביטויים שמתאימים לקטגוריה עליה עובדים בעזרת ctl F אבל חשוב לשים לב שלא מפספסים ביטויים מתאימים בגלל שהכלי מחפש לפי סדר אותיות. לכן כדאי לעשות חיפוש מחושב וספציפי רק ככל הניתן. למשל לחפש "חולצ" בשביל לקבל תוצאות גם עם "חולצה" וגם עם "חולצות".
שלב 3: סיווג בתוך הקטגוריות + ctl F
אחרי שיצרנו קטגוריות כלליות, הגיע הזמן לסווג בתוכן. בתוך הקטגוריה כדאי לארגן את כל הביטויים בעמודה ימנית או שמאלית, ואז להוציא ביטויים שדומים בצורה ספציפית וממוקדת יותר. העדיפות היא הוציא ביטויים שהמילים הם זהות יחסית, כמו "מחיר צבע לשיער" ו"מחירים של צבע לשיער", אבל גם אפשר להפוך לקבוצה ביטויים עם משמעות זהה, למשל "עלות צבע שיער". לאחר שאספנו את כל הביטויים האלו, ניתן לקבוצה שלהם כותרת ספציפית יותר- "מחיר צבע לשיער!" (חשוב להקפיד בכותרת על ! או ,). בשביל למצוא ביטויים עם מילים דומות כאלו, אפשר להשתמש בctl F. אבל מכיוון שישנם ביטויים שמתאימים על סמך משמעות, חשוב גם לעבור ידנית.
אחרי שסיימנו להוציא את כל הקבוצות שהצלחנו למצוא, נותרנו כמעט תמיד עם ביטויים שאינם מתאימים לאף קבוצה. אם לא הצלחנו למצוא בינהם קבוצות עם קשר, אפשר לשים אותם יחד ולקרוא לקבוצה "שונות". (תמיד עדיף לחפש להם קבוצה!)
שלב 4: סדר בתוך הקטגוריה
לאחר שהוצאנו קבוצות בקטגוריה, נתחיל לסדר אותן בפנים. הקובץ אמור לשרת את הלקוח בעל העסק שזקוק לביטויים, לכן בתחילת הקטגוריה יהיו הביטויים שכנראה יהיו הרלוונטיים ביותר- הביטויים הקשורים למכירה (למשל מחיר/ למכירה/ מקום). הביטויים הקשורים לקולגות (מכילים בתוכם שם של עסק או חנות) יהיו הכי למטה, מכיוון שהם בדרך כלל הכי פחות מועילים ללקוח.
אם הקטגוריה שלנו גדולה במיוחד, וישנן המון קבוצות דומות במיוחד, אפשר לפרק את הקטגוריה לתתי- קטגוריות. למשל, הקטגוריה הגדולה תהיה "צבע לשיער!", ומתחתיה תהיה רשימה של תתי קטגוריות: מחיר צבע לשיער/ סוגי צבע לשיער/ צבע לשיער מספרות וכו'. *ישנה אפילו עדיפות ליצירת תתי קטגוריות, מכיוון שהן מקלות על הלקוח למצוא את מה שהוא מחפש. ככל שהסיווג יהיה ספציפי וממוקד יותר, כך יהיה ללקוח קל יותר.
שלב 5: פיזור קבוצות של ביטויים שונים ברחבי הקובץ
לאחר שסיימנו לסווג את כל הקטגוריות שהוצאנו, סביר שעדיין נשארו ביטויים שלא נמצאו מתאימים לשום קטגוריה או שלא נגענו בהם עדיין. כדאי תמיד לצמצם רווחים ולקבץ את כל הביטויים שנשארו למקום אחד בתחתית הקובץ, ואז לראות אם יש קטגוריה מתאימה להם או אם אפשר ליצור כזאת. בדרך כלל ישנם ביטויים שלא לקחנו בסיווג הגס, ועכשיו קל לקחת אותם אל הקטגוריה המסווגת ולשלב אותם. במידה ובאופן מוחלט לא מוצאים מקום, אפשר להתייעץ עם מרין או להשאיר אותם מסווגים ככל האפשר בקטגוריית "שונות".
שלב 6: סדר של הקטגוריות בקובץ
לאחר שסיימנו לסווג, נותר לארגן את הקובץ. כדאי לשים אחת מתחת לשניה קטגוריות שיש ביניהן קשר לוגי מסוים, למשל "מספרות" לפני "תספורות". באופן כללי כדאי שיהיה סדר בעל הגיון מסוים בקובץ, למשל לשים יחד את כל הקטגוריות הקשורות לשיער, ואז לבגדים, וכו'. כדאי גם לבקש ממרין שתעיף מבט ותמצא מקומות לשיפור או לסדר שונה. חשוב לגלול כמה פעמים לאורך הקובץ ולראות שאין מקומות שדילגנו עליהם או שכחנו מהם, ולצמצם רווחים.
כמה דגשים:
*במקרה שכבר ישנה קטגוריה מסווגת בקובץ, אבל ישנם ביטויים רבים הקשורים לקטגוריה זו ברשימה למטה, עדיין כדאי להוציא אותם לקטגוריה כללית בתחתית הקובץ. אפשר לסווג אותם בגסות בתוך הקטגוריה שיצרנו, פחות או יותר לפי הקבוצות בקטגוריה המסווגת, ולאחר מכן להביא את הקטגוריה החדשה אל המסווגת ולשלב בין הקבוצות (לתת עדיפות לסיווג שכבר קיים)
*במידה ובמהלך הסיווג בכל זאת נתקלים בביטויים כפולים, בודקים קודם כל אם הם אכן זהים לגמרי. אם כן, מסווגים כרגיל אבל שמים אותם אחד מתחת לשני ומסמנים את שניהם בצהוב.
*כדאי מדי פעם לעצור את העבודה ולסגור את הרווחים שנוצרו, כדי שיהיה נוח יותר לגלול.
מקרים מיוחדים
במהלך העבודה ייתכנו מספר מקרים מיוחדים:
מקרה 1: ביטויים מתאימים לשתי לשוניות
ישנם המון מחקרים לגבי המון נושאים. ייתכן מצב שאפילו אם ביטוי רלוונטי לחלוטין לנושא המחקר שעובדים עליו, הוא מתאים גם למחקר אחר שישנה עדיפות לגביו. למשל כל הביטויים עם "קורס", לא משנה לאיזה לשונית הם יכולים להתאים, יהיו קודם כל בלשונית קורס. אם יודעים כבר על מחקר אחר שהביטוי יכול להתאים אליו, אפשר להתייעץ עם מרין.
מקרה 2: ביטויים שייכים ללשונית אחרת
בגלל שיש המון מחקרים, לפעמים ביטויים שייכים לאחד מגיעים בטעות לאחר. אם בעבודה על לשונית נתקלים בביטויים שבודאות שייכים ללשונית אחרת, גוזרים את הביטויים, מדביקים אותם בתחתית הלשונית המתאימה, וצובעים אותם בכתום.
מקרה 3: ביטויים מתאימים לשתי קטגוריות בתוך קובץ
רוב הביטויים בלשונית קשורים לנושאים דומים, ולכן ייתכן מצב של התלבטות איפה לשים ביטויים מסוימים. בדרך כלל קובעים לפי משמעות רלוונטית יותר, או נותנים עדיפות לקטגוריה המופיעה קודם. במקרה של התאמה לשתי קטגוריות, או אפילו שתי לשוניות, עושים הערת כוכבית מודגשת בקטגוריה שלא נבחרה. למשל, אם "כאב עיניים", שיכול להיות שייך לשני מקומות, מופיע בלשונית "כאב", אז בקטגוריית "עיניים" תופיע הערה מודגשת בכוכבית שבה כתוב " 'כאב עיניים' נמצא בלשונית 'כאב' ".
מקרה 4: ביטויים לא רלוונטים
ייתכן מצב שבמהלך הסיווג ניתקל בביטויים שאינם קשורים כלל למחקר או למחקר אחר. במצב כזה פשוט נקבץ את כולם יחד בתחתית הקובץ, תחת פס אדום.
מקרה 5: ביטויים שאין עדיפות לסווג אותם
מדי פעם בקובץ ניתקל בקבוצה גדולה במיוחד של ביטויים הקשורים באופן חלש יחסית לנושא הקובץ. במקרה כזה, לפעמים מספיק רק לאסוף אותם יחד אל קטגוריה כללית אבל לא צריך לסווג אותם בקפדנות. זה בגלל שלפעמים הצורך בביטויים הללו קטן מאוד, ואינו שווה את הזמן שיידרש להשקיע בסיווג. חשוב מאוד לשאול את מרין לגבי קטגוריה כזו- את הרוב המוחלט כן צריך לסווג!
מקרה 6: "נשלח ל___ לסיווג"
מכיוון שיש כמה אנשים שעובדים על סיווג ומחקר, יכול להיות שבמחקר שצריך לסווג יהיו קטגוריות שמעליהן כתוב "נשלח ל__". במקרה הזה לפני שמתחילים לעבוד חשוב לשאול את מרין על כך, כדי שלא שני אנשים יעשו את אותה עבודה בטעות.
מקרה 7: רקעים בצבעים
במידה ובמהלך הסיווג נתקלים ברקעים סביב ביטויים או קטגוריות בצבעים שלא מזהים, צריך פשוט לשאול את מרין על כך.
מקרה 8: ביטויים בלי מספרים
מדי פעם ישנם ביטויים שהם רק המילה, ללא כל נתונים ומספרים. במקרה כזה בודקים עם מרין. אם יש רק "-" במקום נתונים, פשוט מוחקים את הביטוי. לפני כל מחיקה חשוב לשים לב טוב שבאמת צריך למחוק ולא מוחקים משהו חשוב!
המהות
מהות העבודה על המחקר היא לפעול לפי צרכי הלקוח. המחקרים והביטויים הללו משמשים בסופו של דבר לא אותנו, אלא אנשים אחרים שמסתמכים עליהם בשביל לקדם את העסק שלהם. התפקיד שלנו הוא לעשות את המלאכה הזו כמה שיותר נוחה, נגישה ויעילה עבורם.
אמנם לא עושים מחקרים לפי צרכיו הספציפיים של לקוח מסוים, אבל ישנם צרכים כלליים שמשותפים לרוב בעלי העסקים.
רוב האנשים שמקימים אתר לעסק שלהם מנסים לקבל מכירות דרכו, לכן התפקיד שלנו הוא גם לתת עדיפות למכירות. לכן נשקיע יותר במה שיעזור ללקוח להשיג את המטרה הזו- וניתן עדיפות לביטויים מכירתיים.
ביטויים מכירתיים אילו ביטויים שהלקוח שמחפש אותם מגיע במטרה לקנות, לכן ביטויים הקשורים לקנייה/ מכירה/ מחיר/ מקום ועוד הם הביטויים שנציב למעלה. בנוסף לסוג הביטויים, גם לסדר הכללי יש חשיבות. ככל שהסיווג יהיה מדויק יותר ומאורגן יותר, כך ללקוח יהיה קל יותר למצוא את מה שהוא זקוק לו ולהיות מדויק יותר בעצמו.
מושגים
רקע כתום: ביטויים שצריך לעשות להם מחיקת כפולים. לא לגעת בהם עד שלא מתבצעת מחיקת כפולים! אנחנו צובעים בכתום ביטויים כשהם מגיעים מלשונית אחרת.
רקע צהוב: סימון שאנחנו עושים כשנתקלים בביטויים כפולים (המילים זהות- המספרים שונים). הסימון הזה מיועד למרין.
סימון דולר $: סימון שאנחנו עושים בדרך כלל. במהלך סיווג של קובץ עם רשימה ארוכה בסופו, בזמן סיווג קטגוריות כדאי לזהות מושגים כלליים הקשורים לקטגוריות הקיימות שיקלו על סיווג הרשימה הארוכה. הכלי יוציא את הביטויים ויקל על העבודה הידנית. כדאי להקפיד שהמושגים מדויקים כמה שאפשר, כדי שלא ייקחו ביטויים כלליים מדי אבל גם לא ספציפיים מדי. גם הסדר שבו מוציאים את הביטויים משנה- כדאי להתחיל מהכי ספציפי להכי כללי. את רשימת המושגים משאירים בלמעלה של הקובץ בשביל שיוכלו להוציא את הביטויים המתאימים בעזרת הכלי.
כותרות: כותרת קטגוריה: סימון השורה בצבע, המילים מודגשות בעמודה האמצעית, ובגודל 36. כותרת תת- קטגוריה: כל השורה בצבע, במילים מודגשות בעמודה האמצעית אבל בגודל רגיל. כותרת קבוצה: רק המילים בצבע אדום, מודגשות ובגודל רגיל,ומעל הקבוצה.